為確保政協第一屆海東市委員會第四次會議順利召開，2月22日，市政協組織召集相關負責人，傳達大會會議須知、會議日程等內容，通報大會人員報到、食宿安排等工作情況，并對相關工作及會議注意事項進行再部署，再強調。

會議對秘書處下設的六個工作小組提出具體要求。要求秘書組負責政協常委會工作報告、市委和市政協領導的講話、開幕詞、閉幕詞、大會各項決議等材料的起草修改、編號印制、發放回收、整理歸檔；負責會議籌備及召開期間的各種會議記錄；負責會議通知。提案組負責起草提案工作報告，會前通知委員準備提案和大會期間委員提案的收集、辦理及會議提案審查報告的起草修改。組織組主要負責大會委員發言材料的征集、審查、編印，提出大會秘書長、副秘書長名單（草案），列席人員名單（草案）等，承擔大會座次安排等，辦理大會臨時黨組織的相關工作。

宣傳組負責擬定大會宣傳報道方案、制定宣傳標語、布置宣傳條幅等；負責大會期間宣傳稿件的審定。后勤組負責大會經費預算、申請、撥付、結算；負責證件設計制作、會標座牌制作；負責參會人員食宿安排、醫療服務和食品檢疫、水電通信保障、車輛調度管理、物資采購。安保信訪組負責會議現場執勤、會場外圍安保、委員住地安保、交通秩序維護；負責委員住地、會議現場消防安全和應急事件處理、治安巡邏防范；負責信訪工作，做好接訪工作；做好涉及安全保衛和涉防工作的其他事項。

會議還安排部署了各討論小組秘書的職責和分工。